Van ‘black box’ naar succesvolle implementatie

Van ‘black box’ naar succesvolle implementatie

Maaskoepel is in juli 2018 live gegaan met de urgentiemodule van Qvision. SUWR (Stichting Urgentiebepaling Woningzoekenden Rijnmond) onderdeel van Maaskoepel, wijst op basis van urgentieregels woningen toe aan huurders voor de gemeenten: Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen en Maassluis. De nieuwe urgentiemodule zorgt ervoor dat SUWR efficiënter kan samenwerken met de aangesloten woningcorporaties en de deelnemende gemeenten. Dit alles met als doel een betere dienstverlening aan de klant. Een uitdagend en mooi project waarvan de oorsprong zelfs een aantal jaren terug gaat.

Annemarieke van Ettinger – van Herk (directeur Maaskoepel) vertelt: ‘‘de ontwikkeling en de uiteindelijke livegang van de urgentiemodule raakte bijna alle bedrijfsprocessen in onze organisatie. Met name de technische complexiteit van de migratie van de data was een groot obstacel voor de organisatie. De kennis die daarvoor noodzakelijk was, was niet aanwezig bij Maaskoepel. Daarom zochten we goed projectmanagement met twee competenties: iemand die het project kon leiden met daarbij aandacht voor het aansturen van 4 leveranciers én iemand die Maaskoepel kon helpen in het overzien van alle technische complexiteit.’’

Het project in drie woorden?

 

Annemarieke: ‘‘Uitdagend, complex en een black box’’

 

Het uiteindelijke resultaat is een samenwerking tussen meerdere partijen geweest. Wieck Molendijk consultants heeft de projectleiding verzorgd en Siderian is gevraagd de conversie van het oude naar het nieuwe systeem te verzorgen.

Annemarieke van Ettinger – van Herk (directeur Maaskoepel), Danny Molendijk (Wieck Molendijk consultants) en Nash Hoogwater (Siderian) over het project: ‘‘De migratie is boven verwachting soepel verlopen’’

 

Annemarieke van Ettinger – van Herk (Maaskoepel)

‘‘We zijn een reis aangegaan. We hadden een situatie die ingewikkeld was en opgelost moest worden maar we wisten niet hoe. Het was een black box. Ik verwachte een weg met veel hobbels en gaten, maar het bleek achteraf een zandpad waar we in rustig tempo overheen zijn gereden. De migratie is boven verwachting soepel verlopen.’’

‘‘Door de stap voor stap zorgvuldige aanpak in het project werden risico’s en afwegingskaders inzichtelijk. Hierdoor kon ik het bestuur goed informeren en door secure verslaglegging is ook de verantwoording naar de controller en accountant goed geborgd. Ik had het gevoel dat Maaskoepel continu in control was.’’

Het oude urgentiesysteem draaide op een verouderde KA-omgeving (kantoorautomatisering) en zat in een Sharepoint-omgeving verweven. Dit bracht naast performanceproblemen ook een security- en continuiteitsrisico met zich mee. Wieck Molendijk Consultants (WMC) heeft Maaskoepel daarom eerst begeleidt in het selectietraject naar een nieuwe KA-omgeving en deze is vervolgens geïmplementeerd. Hierna is het nieuwe urgentiesysteem voor de resterende afgerond en is ook SUWR naar de nieuwe KA-omgeving gemigreerd, tegelijkertijd met de migratie naar de nieuwe urgentiemodule van Qvison.

Annemarieke: ‘‘Ik had het gevoel dat Maaskoepel continu in control was’’

 

Danny Molendijk (Wieck Molendijk consultants)

“De implementatie van de urgentiemodule bestond uit meerdere projecten. De eerste stap was om alles met elkaar te verbinden zodat er een overzicht ontstond van doelstellingen, risico’s en afhankelijkheden. Daarna is een planning gemaakt die we stap voor stap hebben gevolgd.”

Danny: ‘‘Omdat we wisten dat het oude systeem zich moeilijk liet converteren is de hulp van Siderian ingeschakeld. Zij hebben op gestructureerde wijze de juiste data uit het oude systeem gehaald, met de projectgroep een vertaling gemaakt en het nieuwe systeem gevuld.’’

 

Nash Hoogwater (Siderian)

Siderian heeft een grote rol in het project gespeeld en heeft de datamigratie van het oude systeem naar het nieuwe systeem van Qvision verzorgd. De data is uitgebreid op kwaliteit getest. In totaal zijn 1868 urgentiedossiers inclusief de bijbehorende documenten en bijlages geautomatiseerd gemigreerd naar het urgentiepakket van Qvision. Hierbij zijn de documenten en bijlagen in de juiste documentenstructuur geplaatst en de data toegevoegd aan de Qvision database.

Nash: “Door constante afstemming tussen Siderian, WMC, Maaskoepel en de IT leveranciers is het complexe conversieproces gespecificeerd en gerealiseerd. Uiteindelijk is de conversie succesvol, transparant en gecontroleerd uitgevoerd. Naast het conversietraject heeft Siderian Maaskoepel kunnen adviseren inzake de volledigheid en kwaliteit van de ondersteunde bedrijfsprocessen in de nieuwe urgentiemodule.”

 

Waar de reis voor Maaskoepel is geëindigd?

Annemarieke: ‘‘In een zachte landing en een mooi pakket waar we nu mee werken. Een zeer succesvolle migratie. Alle lof en complimenten voor hoe ze het gedaan hebben. Als opdrachtgever heb je mensen nodig die snappen – of vooral wíllen snappen – hoe iets onder de motorkap van ICT werkt. Je moet de werking van de hele motor willen begrijpen. Bij Danny en Nash lijkt het een vanzelfsprekendheid dat ze voor het hoogst haalbare gaan en met minder geen genoegen nemen. Een mentaliteit die helpt om successen te bereiken.’’